Aktieboken är en obligatorisk handling i ett aktiebolag. Den ska visa vilka som är aktieägare och hur aktierna är fördelade. När bolaget bildas ska aktieboken upprättas direkt med uppgifterna om de aktier som tecknats vid bildandet, så att aktieboken från början stämmer med bolagets faktiska ägarbild.
Ladda ner och skapa en juridiskt korrekt aktiebok här.
Samla rätt underlag innan du börjar
För att skapa aktieboken korrekt behöver du utgå från bolagets dokument. Stiftelseurkunden visar vem som tecknat aktier och hur många. Bolagsordningen behövs för att se om bolaget har olika aktieslag. Om du ska skapa en ny aktiebok för att den gamla saknas behöver du också handlingar som visar ägarförändringar sedan start, exempelvis överlåtelseavtal och beslut eller protokoll om nyemissioner.
Lägg upp aktierna och koppla dem till aktieägare
Aktieboken ska vara uppbyggd med aktier i nummerföljd och varje aktie ska ha ett nummer. Du börjar därför med att lägga upp en sammanhängande numrering för bolagets aktier och kopplar sedan aktienumren till respektive aktieägare. För varje aktieägare anger du namn, personnummer eller organisationsnummer samt postadress. Finns olika aktieslag ska du ange vilket aktieslag aktierna tillhör, och om aktiebrev har utfärdats ska det framgå.
Fyll i aktieboken vid nystart
När du skapar aktieboken i ett nystartat bolag för du in stiftarna som aktieägare och deras innehav enligt stiftelseurkunden. Därefter kopplar du aktierna till numreringen så att det tydligt framgår vilka aktier varje aktieägare har. Avsluta med att kontrollera att totalen aktier i aktieboken stämmer med bolagets uppgifter om antal aktier.
Återskapa aktieboken om den är borta
Om aktieboken har kommit bort skapar du en ny genom att börja med startläget i stiftelseurkunden och sedan lägga in de förändringar som lett fram till dagens ägande, baserat på bolagets handlingar. När arbetet är klart ska aktieboken visa aktuella aktieägare med rätt uppgifter och ett innehav som stämmer med bolagets totala antal aktier och aktiernas numrering.
Skriv in datum så att ägandet blir tydligt
När du skapar aktieboken ska du se till att det framgår från vilket datum uppgifterna gäller. Datum för teckning, förvärv eller överlåtelse ska vara tydliga, så att det inte råder tvekan om vem som var aktieägare vid en viss tidpunkt.
